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Junior Office Manager (all genders)

Temporary, Full-time · Germany (Berlin)
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Role Summary
Our ProVeg office is not just a place of work, but a place where you become part of a community. It’s an office where visions for a sustainable future are created, where interactions with dedicated colleagues inspire your daily work and where you actively contribute to a relaxed, pleasant, and open working atmosphere. 
At ProVeg, we are looking for an Office Manager (all genders) who embodies our plant-based mission and makes our Berlin office a place where everyone feels welcome. 

Are you a multitasking-talent who always stays on top of things? Do you love being in contact with people and keeping things running smoothly? Then this position is the perfect match for you!
Job Details
  • Reports to: Senior Office Manager
  • Department: Operations & Strategy
  • Hours: 32-40 hours/week
  • Location: Berlin
Responsibilities
  • As part of the Office Management team, you are the central point of contact for all questions related to office organization and travel management.
  • Procurement and administration? No problem for you – you handle orders, keep an eye on credit and bank data, and take care of mail and shipments.
  • Document management: You ensure that our files (both digital and physical) are always well-organized.
  • You support the onboarding and offboarding of new employees in close collaboration with the P&C and IT teams, ensuring that everyone feels welcome from day one.
  • You keep track of our inventory, organize reorders, and manage the storage and distribution from goods to merchandise.
  • You warmly welcome visitors and coordinate and support external service providers.
  • You maintain order and organization in our kitchen area and ensure that food supplies are always available.
  • You are creative and love redesigning and optimizing our office spaces – your ideas are highly valued here!
  • As a liaison between various departments (IT, P&C, Finance, Management), you play a key role in ensuring smooth collaboration within our team.
  • You question existing processes and proactively suggest ways to optimize operations.
Qualifications
  • You identify with ProVeg's goals and are mindful of limited resources – sustainability is important to you.
  • You are an organizational talent with a strong sense of order and accuracy.
  • Your positive, proactive, and respectful work attitude is contagious – you motivate those around you and are known for being helpful.
  • You are a true team player with excellent communication skills, even in stressful situations.
  • You are eager to independently drive your projects forward, develop new concepts, and find creative solutions.
  • You can efficiently prioritize tasks and always complete them reliably.
  • You have excellent German and English skills, both written and spoken, and a strong “hands-on” mentality.
  • You are familiar with Microsoft Office, LibreOffice, and Google Docs.
Nice to have: 
  • Experience with project management software (Wrike) would be an asset.
  • Have you already worked in the NGO sector or in service-oriented roles? Perfect!
Benefits of working with us
  • Flexible working hours with the option to compensate for overtime with time off.
  • 25 days of basic vacation (full-time equivalent) plus an additional vacation day each year (additional vacation days can be "purchased" through small salary adjustments).
  • A supportive work environment in a highly motivated team.
  • Strong focus on personal development with a dedicated training budget.
  • Provision of a work laptop and access to a well-equipped office in Berlin-Tiergarten and a bright team office.
  • Mindfulness program – free Headspace account.
  • We are an inclusive workplace for our diverse employees worldwide and encourage everyone in our organization to bring their whole selves to work.
  • And last but not least: Become part of a great team and work with us towards a world where everyone chooses delicious and healthy food that’s good for people, animals, and our planet
When?
  • Start: Immediately
  • Application Deadline: Open until filled
Further information
Recruiting Process: 
  1. Screening of your documents by our recruiting team.
  2. Video call with our recruiting team.
  3. Interview with the operations team (online).
  4. Optional: Meeting in the office / Trial work day.
Ready to take the next step? We look forward to receiving your application!

Apply for this job
About us

ProVeg International is a food awareness organisation working to transform the global food system by replacing 50% of animal products globally with plant-based and cultivated foods by 2040.

ProVeg engages with all relevant stakeholders to create a food system where everyone chooses delicious and healthy food that is good for all humans, animals, and our planet.

ProVeg has received the United Nations’ Momentum for Change Award and works closely with key UN food and environment agencies. 

ProVeg creates global impact, with offices in 12 countries across four continents and more than 200 employees. 


Data Protection Information for Applicants
More information about the processing of your personal data during your application at ProVeg e.V. can be found here in German and English. If you are applying at ProVeg INT, more Information can be found here, available in German and English.
Rollenzusammenfassung

Unser ProVeg Büro ist nicht nur ein Ort zum Arbeiten, sondern ein Ort, an dem du Teil einer Gemeinschaft bist. Hier entstehen Visionen für eine nachhaltige Zukunft, und der Austausch mit engagierten Kolleg*innen inspiriert deinen Arbeitsalltag. Dabei trägst du aktiv zu einer entspannten, angenehmen und offenen Arbeitsatmosphäre bei.


Wir suchen einen Junior Office Manager (all genders), welche*r unsere pflanzliche Mission lebt und unser Berliner Büro zu einem Ort macht, an dem sich alle wohlfühlen und unterstützt werden.
Bist du organisiert und liebst es, anderen zu helfen? Hast du Freude am Umgang mit Menschen und möchtest sicherstellen, dass alles reibungslos abläuft? Dann passt diese Stelle perfekt zu dir!

Infos zur Stelle
Berichtet an: Senior Office Manager
Abteilung: Operations & Strategy 
Stunden: 32-40h/Woche
Ort: Berlin
Aufgaben
Als Teil des Office-Management-Teams unterstützt du bei verschiedenen Aufgaben und hilfst dabei, einen reibungslosen Ablauf im Büro sicherzustellen:
  • Unterstützung bei der Büroorganisation und Reisekoordination: Du bist Ansprechperson für Fragen und hilfst dabei, die Organisation im Büro und das Reisemanagement aufrechtzuerhalten.
  • Einkauf und Verwaltung: Du assistierst bei Bestellungen, kümmerst dich um Post- und Warensendungen und unterstützt bei der Verwaltung von Kredit- und Bankdaten.
  • Dokumentenmanagement: Du hilfst dabei, unsere digitalen und physischen Akten gut organisiert zu halten.
  • Unterstützung beim On- und Offboarding: Du begrüßt neue Mitarbeitende und hilfst, dass sie sich von Anfang an wohlfühlen. Dabei arbeitest du eng mit dem P&C- und IT-Team zusammen.
  • Bestandsübersicht: Du unterstützt bei der Bestandskontrolle, hilfst bei Nachbestellungen und kümmerst dich um die Lagerung und Verteilung von Waren und Merchandise.
  • Empfang und Betreuung: Du nimmst Besucherinnen freundlich in Empfang und hilfst bei der Koordination externer Dienstleisterinnen.
  • Büroorganisation: Du unterstützt bei der Ordnung und Organisation in der Küche und sorgst dafür, dass Lebensmittel immer ausreichend vorhanden sind.
  • Deine kreativen Ideen sind gefragt! Du hilfst, unsere Büroräume zu gestalten und zu optimieren.
  • Prozessoptimierung: Du unterstützt bei der Überprüfung bestehender Prozesse und bringst Verbesserungsvorschläge ein.
Anforderungen
  • Du identifizierst dich mit den Zielen von ProVeg und legst großen Wert auf Nachhaltigkeit.
  • Du bist ein Organisationstalent und achtest auf Genauigkeit und Ordnung.
  • Deine positive und hilfsbereite Einstellung motiviert dein Umfeld, und du arbeitest gerne im Team.
  • Du besitzt gute Kommunikationsfähigkeiten, auch in stressigen Situationen.
  • Du hast Freude daran, neue Aufgaben zu übernehmen und kreative Lösungen zu entwickeln.
  • Du kannst Aufgaben gut priorisieren und erledigst sie zuverlässig.
  • Du verfügst über gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
  • Du bist mit Microsoft Office, Libre Office und Google Docs vertraut.
Zusätzliche Pluspunkte:
  • Erfahrung mit Projektmanagement-Software (Wrike) wäre ein Vorteil.
  • Du hast bereits im NGO-Sektor oder in serviceorientierten Berufen gearbeitet? Perfekt!
Wir wollen gerne auch Berufseinsteiger*innen und Quereinsteiger*innen berücksichtigen und ermutigen dich deshalb, dich trotzdem auf diese Stelle zu bewerben, auch wenn du nicht alle Anforderungen erfüllst!
Unser Angebot
  • Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit, Überstunden durch Freizeit auszugleichen.
  • 25 Tage Basisurlaub (FTE) plus ein zusätzlicher Urlaubstag jährlich mehr (weitere Urlaubstage können über kleine Gehaltsanpassungen dazu “gekauft” werden)
  • Ein wertschätzendes Arbeitsklima in einem hochmotivierten Team.
  • Starker Fokus auf die persönliche Entwicklung und ein ausgewiesenes Weiterbildungsbudget.
  • Bereitstellung eines Arbeits-Laptops und Zugang zu einem gut ausgestatteten Büro in Berlin Tiergarten und einem hellen Teambüro 
  • Achtsamkeitsprogramm - kostenloses Headspace-Konto .
  • Wir sind ein inklusiver Arbeitsplatz für unsere vielfältigen Mitarbeiter*innen auf der ganzen Welt und ermutigen jede*n in unserer Organisation, ihr ganzes Wesen in die Arbeit einzubringen.
  • And last but not least: Werde Teil eines großartigen Teams und arbeite mit uns an einer Welt, in der alle leckere und gesunde Lebensmittel wählen, die gut für Menschen, Tiere und unseren Planeten sind!
Wann?
  • Beginn: ab sofort
  • Bewerbungsfrist: offen bis zur Besetzung 
Bewerbungsprozess: 
1. Screening der Unterlagen durch unser Recruiting ​Team
2. Videocall mit unserem Recruitingteam 
3. Interview mit dem ​Team (online) 
4. Optional: Kennenlernen im Büro / Probearbeiten ​

Bereit den nächsten Schritt zu gehen? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!


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Über uns

ProVeg International ist eine Ernährungsorganisation, die sich für die Transformation des globalen Ernährungssystems einsetzt. Unsere Mission ist, bis 2040 weltweit 50 % der Tierprodukte durch pflanzliche und kultivierte Nahrungsmittel zu ersetzen.

ProVeg arbeitet mit allen relevanten Akteuren am Übergang zu einem Ernährungssystem, in dem sich alle für genussvolles und gesundes Essen entscheiden, das gut für alle Menschen, Tiere und unseren Planeten ist.

ProVeg hat den „Momentum for Change“-Preis der Vereinten Nationen erhalten und arbeitet eng mit den wichtigsten UN-Organisationen für Ernährung und Umwelt zusammen.

Wir haben den Status eines Ständigen Beobachters der UN-Klimarahmenkonvention (UNFCCC) und dem Weltklimarat (IPCC) sowie beratenden Status beim Wirtschafts- und Sozialrat der Vereinten Nationen (ECOSOC). Zudem sind wir bei der UN-Weltversammlung (UNEA) akkreditiert.

Mit Büros in 12 Ländern auf 4 Kontinenten und mehr als 200 Mitarbeitenden erzielt ProVeg eine globale Wirkung. 

Diversity Statement

ProVeg verpflichtet sich zur Chancengleichheit bei der Beschäftigung für alle, unabhängig von ethnischer Herkunft, Religion, Hautfarbe, Geschlecht, Alter, nationaler Herkunft oder Abstammung, Geflüchtetenhintergrund, genetischer Informationen, Behinderung, Familienstand, elterlichem Status, Schwangerschaft, sexueller Orientierung, HIV-Status, Geschlechtsidentität oder Geschlechtsausdruck. People of Colour, Frauen, Menschen mit Behinderung, Mitglieder von LGBTQIA+ Communities, ältere Menschen, Geflüchtete und Menschen die mit HIV leben werden ausdrücklich ermutigt, sich zu bewerben. 

Im Jahr 2020 hat ProVeg die Charta der Vielfalt unterzeichnet, eine Selbstverpflichtung und ein Verein, der sich für ein vorurteilsfreies Arbeitsumfeld einsetzt. 

Seit Juli 2021 nimmt ProVeg am Projekt Inklupreneur teil und hat es sich zum Ziel gesetzt, neun inklusive Stellen in den nächsten drei Jahren zu schaffen. 

Im Jahr 2022 hat ProVeg beim PRIDE Index, dem LGBTIQ+ Diversity Performance Index, 88,1 % erreicht und liegt damit über 20 Prozentpunkte über dem Gesamtdurchschnitt von 67,9 %. 


Datenschutzhinweise für Bewerber:innen
Mehr Informationen über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten als Bewerber:in bei ProVeg e.V. erhältst du hier auf Deutsch und auf Englisch. Für Bewerbungen bei ProVeg International findest du die Informationen hier auf Deutsch und auf Englisch.

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