Software Specialist (AI Focus)

Temporary, Full-time · Germany (Berlin)

Role Summary

Are you interested in software, particularly AI applications, and want to work for a global NGO with a great mission? As a Software Specialist with AI Focus, you will help ensure that our approximately 250 colleagues worldwide have access to the best AI solutions and can use them efficiently and securely. You will play a key role in selecting and utilizing software, including AI solutions, while maintaining an overview of our diverse international software landscape, with a strong focus on IT security and compliance. You will become an essential member of our eight-person IT team and collaborate closely with our two Software Specialists.

Job Details

Reports to: Senior International IT Specialist
Department: INT IT
Working hours: 30-40 hours per week
Location: Berlin (or remote within Germany)
Employment type: Permanent

Responsibilities

AI Strategy Development: You will support the further development of our AI strategy, roadmap, and policies to ensure that our organization can fully leverage the potential of AI solutions. This includes keeping track of the software currently in use at ProVeg and the most important projects our international teams are implementing with it.
Market and Technology Monitoring: You will stay up to date on the latest trends, developments, and best practices in software and artificial intelligence and assess their applicability to ProVeg.
Knowledge Transfer: You will ensure that all colleagues have a strong understanding of the capabilities, limitations, and risks of our software and AI applications. You will develop online courses, workshops, and wiki pages to facilitate learning.
Expert Role: You will enable individual teams to use our software—including its AI functions—optimally for their specific application scenarios. You will also advise leadership teams and our works council on the opportunities and risks of AI.
System Selection and Implementation: You will select the best AI and software solutions for various use cases and ensure smooth implementation and integration with other systems in collaboration with relevant departments.
IT Security and Data Protection: With a strong focus on IT security and data protection, you will work closely with our internal data protection coordination team to minimize risks and ensure compliance.

Qualifications

Required:

You have a Master’s degree in a STEM field (science, technology, engineering, mathematics) or equivalent qualifications through education or training.
You have a solid understanding of artificial intelligence and experience with various AI applications.
You are passionate about software and can quickly familiarize yourself with new software solutions.
You communicate fluently in English and German, both in writing and speaking.
You work in a structured and pragmatic manner.
You enjoy learning new things and continuously improving processes.
You are passionate about transforming the global food system sustainably and identify with the goals and values of ProVeg.

Nice to have:

Experience in software training, documentation, or support.
Experience in project management.
Basic knowledge of IT security, data protection, software development, and APIs (REST-APIs).

Benefits of working with us

Flexible working hours, with the option to compensate for overtime with time off.
Remote work options available.
25 vacation days (FTE), plus one additional vacation day per year (extra vacation days can be “purchased” through minor salary adjustments).
A supportive and appreciative work environment within a highly motivated team.
Strong focus on personal development with a dedicated training budget.
Provision of a work laptop and access to a bright, well-equipped office in Berlin Tiergarten.
Mindfulness program, including a free Headspace account.
An inclusive workplace that encourages everyone to bring their whole selves to work.
And last but not least: Join an amazing team and work with us toward a world where everyone chooses delicious and healthy food that benefits people, animals, and the planet.

When?

Start date: from April 1, 2025
Application deadline: Open until filled

Further information

Please apply with your CV and a cover letter explaining why you are motivated to join ProVeg in this role. You are welcome to attach additional documents (certificates, degrees, etc.), but they are not mandatory. We encourage all applicants to apply without a photo or disclosing their date or place of birth.

Additionally, if you do not meet all the qualifications, we still encourage you to apply! Our tasks are diverse, and we are flexible in how we distribute them. We are happy to support your growth and development.

For any questions about the role, feel free to contact it-jobs@proveg.org. (Please note: Applications sent directly to this email address will not be considered. Kindly follow our official application process.)

This is what the Recruitment Process can look like:

Screening of application documents
First video call with the Recruiting Team (~30 min)
Technical interview (video call) with the IT Team (~60 min)
Trial work session on-site at our Berlin office (~2 hours)

Apply for this job

About us

ProVeg International is a food awareness organisation working to transform the global food system by replacing 50% of animal products globally with plant-based and cultivated foods by 2040.

ProVeg engages with all relevant stakeholders to create a food system where everyone chooses delicious and healthy food that is good for all humans, animals, and our planet.

ProVeg has received the United Nations’ Momentum for Change Award and works closely with key UN food and environment agencies.

ProVeg creates global impact, with offices in 14 countries across five continents and more than 220 employees.

Diversity Statement

ProVeg is committed to equal opportunity in employment for all, regardless of ethnic origin, religion, skin color, gender, age, national origin or ancestry, refugee background, genetic information, disability, marital status, parental status, pregnancy, sexual orientation, HIV status, gender identity, or gender expression. People of Color, women, people with disabilities, members of LGBTQIA+ communities, older adults, neurodivergent people, refugees, and people living with HIV are explicitly encouraged to apply.

In 2020, ProVeg signed the Diversity Charter, a self-commitment and association dedicated to promoting a prejudice-free work environment.

In 2022, ProVeg achieved a score of 88.1% on the PRIDE Index, the LGBTIQ+ Diversity Performance Index, which is over 20 percentage points higher than the overall average of 67.9%.

Data Protection Information for Applicants :
More information about the processing of your personal data during your application at ProVeg e.V. can be found here in German and English.

Rollenzusammenfassung

Du interessierst dich für Software, insbesondere für KI-Anwendungen, und möchtest in einer globalen NGO arbeiten? Als Software Specialist mit AI Focus (all genders) trägst du bei uns dazu bei, dass unsere rund 250 Kolleg*innen weltweit die besten KI-Lösungen zur Verfügung haben und in der Lage sind, sie effizient und sicher zu nutzen. Du entscheidest mit über Auswahl und Nutzung unserer Software inklusive KI-Lösungen, behältst den Überblick über unsere vielfältige internationale Software-Landschaft und bei alledem auch IT-Sicherheit und Compliance im Blick. Du wirst ein wesentliches Mitglied unseres achtköpfigen IT-Teams und arbeitest eng mit unseren beiden Software Specialists zusammen.

Infos zur Stelle

Berichtet an: Senior International IT Specialist
Abteilung: INT IT
Wochenstunden: 30-40
Standort: Berlin (oder remote in Deutschland)
Anstellungsart: Festangestellt

Aufgaben

KI-Strategieentwicklung: Du unterstützt bei der Weiterentwicklung unserer KI-Strategie, -Roadmap und -Richtlinien, damit unsere Organisation die Potentiale von KI-Lösungen bestmöglich nutzen kann. Dabei behältst du den Überblick über aktuell genutzte Software, die bei ProVeg im Einsatz sind und die wichtigsten Projekte, die unsere internationalen Teams damit umsetzen.
Markt- und Technologiebeobachtung: Du bleibst über die neuesten Trends, Entwicklungen und Best Practices im Bereich Software und künstliche Intelligenz auf dem Laufenden und prüfst sie auf ihre Anwendbarkeit bei ProVeg.
Wissenstransfer: Du sorgst dafür, dass alle unsere Kolleg:innen ein gutes Verständnis von den Möglichkeiten, Grenzen und Risiken unserer Software und KI-Anwendungen haben und sich an unsere Richtlinien und Empfehlungen halten. Dazu entwickelst du Online-Kurse, Workshops und Wiki-Seiten.
Expertenrolle: Du befähigst einzelne Teams dazu, unsere Software inklusive der KI-Funktionen optimal für ihre konkreten Anwendungsszenarien zu nutzen, und berätst Führungsteams und unseren Betriebsrat zu deren Chancen und Risiken.
Systemauswahl und -einführung: Du wählst die besten KI- und Software-Lösungen für eine Vielzahl von Anwendungsfällen aus und sorgst in Zusammenarbeit mit den beteiligten Fachabteilungen für eine reibungslose Einführung und Integration mit anderen Systemen.
IT-Sicherheit und Datenschutz: Mit einem scharfen Blick für IT-Sicherheit und Datenschutz arbeitest du eng mit unserer internen Datenschutzkoordination zusammen, um Risiken zu minimieren und Compliance sicherzustellen.

Anforderungen

Benötigte Qualifikationen

Du hast ein abgeschlossenes Studium (Master) in einem MINT-Fach oder eine gleichwertige Qualifikation durch Aus- oder Weiterbildungen.
Du verfügst über ein gutes Verständnis im Bereich künstliche Intelligenz und Erfahrung mit verschiedenen KI-Anwendungen.
Du hast eine Affinität zu Software und kannst dich schnell in neue Software-Lösungen einarbeiten.
Du kommunizierst sicher schriftlich und mündlich auf Englisch und Deutsch.
Du hast eine strukturierte und pragmatische Arbeitsweise.
Du magst es, Dinge dazuzulernen und Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
Du brennst für unsere Mission das globale Ernährungssystem nachhaltig zu transformieren und identifizierst dich mit den Zielen und Werten von ProVeg.

Zusatzqualifikationen (nice to have):

Du hast Erfahrung in den Bereichen Software-Trainings, -Dokumentation oder -Support.
Du bringst Erfahrung im Projektmanagement mit.
Du besitzt grundlegende Kenntnisse in IT-Sicherheit und Datenschutz, sowie zu Software-Entwicklung und -Schnittstellen (REST-APIs).

Unser Angebot

Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit, Überstunden durch Freizeit auszugleichen.
Flexible Home-Office-Möglichkeiten.
25 Tage Basisurlaub (FTE) plus ein zusätzlicher Urlaubstag jährlich mehr (weitere Urlaubstage können über kleine Gehaltsanpassungen dazu “gekauft” werden)
Ein wertschätzendes Arbeitsklima in einem hochmotivierten Team.
Starker Fokus auf die persönliche Entwicklung und ein ausgewiesenes Weiterbildungsbudget.
Bereitstellung eines Arbeitslaptops und Zugang zu einem hellen, gut ausgestatteten Büro in Berlin Tiergarten.
Achtsamkeitsprogramm - kostenloses Headspace-Konto.
Wir sind ein inklusiver Arbeitsplatz für unsere vielfältigen Mitarbeiter:innen auf der ganzen Welt und ermutigen jede:n in unserer Organisation, ihr ganzes Wesen in die Arbeit einzubringen.
Und last but not least: Werde Teil eines großartigen Teams und arbeite mit uns an einer Welt, in der alle leckere und gesunde Lebensmittel wählen, die gut für Menschen, Tiere und unseren Planeten sind

Wann?

Beginn: ab 01.04.2025
Bewerbungsschluss: Offen bis zur Besetzung

Weitere Informationen

Bitte bewirb dich mit deinem Lebenslauf und einem Anschreiben, in dem du uns erzählst, was dich an der Stelle bei ProVeg motiviert. Weitere Unterlagen (Zeugnisse, Abschlüsse etc.) kannst du ebenfalls gern anhängen. Wir wollen alle Bewerber*innen ermutigen, sich ohne Foto / Angabe ihres Geburtsdatums oder Geburtsort zu bewerben.

Außerdem ermutigen wir dich, dich auch dann zu bewerben, wenn du nicht alle Qualifikationen erfüllst. Die Aufgaben bei uns sind vielfältig, wir sind sehr flexibel darin, wie wir sie aufteilen und unterstützen dich gern dabei, dich weiterzuentwickeln.

Wenn du Fragen zu dieser Stelle hast, schreib gerne an it-jobs@proveg.org (für Bewerbungen halte dich bitte an unseren Bewerbungsprozess - wir können Bewerbungen, die an it-jobs@proveg.org geschickt wurden nicht berücksichtigen.)

So könnte der Bewerbungsprozess aussehen:
1. Screening der Bewerbungsunterlagen
2. Erster Videocall mit dem Recruiting Team (ca. 30min)
3. Fachlicher Interview (Videocall) mit dem IT Team (ca. 60min)
4. Probearbeiten vor Ort (Berliner Büro, ca. 2h)

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Über uns

ProVeg International ist eine Ernährungsorganisation, die sich für die Transformation des globalen Ernährungssystems einsetzt. Unsere Mission ist, bis 2040 weltweit 50 % der Tierprodukte durch pflanzliche und kultivierte Nahrungsmittel zu ersetzen.

ProVeg arbeitet mit allen relevanten Akteuren am Übergang zu einem Ernährungssystem, in dem sich alle für genussvolles und gesundes Essen entscheiden, das gut für alle Menschen, Tiere und unseren Planeten ist.

ProVeg hat den „Momentum for Change“-Preis der Vereinten Nationen erhalten und arbeitet eng mit den wichtigsten UN-Organisationen für Ernährung und Umwelt zusammen.

Wir haben den Status eines Ständigen Beobachters der UN-Klimarahmenkonvention (UNFCCC), dem Weltklimarat (IPCC) und des Übereinkommens über die biologische Vielfalt (CBD) sowie beratenden Status beim Wirtschafts- und Sozialrat der Vereinten Nationen (ECOSOC). Zudem sind wir bei der UN-Weltversammlung (UNEA) akkreditiert.

Mit Büros in 14 Ländern auf 5 Kontinenten und mehr als 220 Mitarbeitenden erzielt ProVeg eine globale Wirkung.

Diversity Statement

ProVeg verpflichtet sich zur Chancengleichheit bei der Beschäftigung für alle, unabhängig von ethnischer Herkunft, Religion, Hautfarbe, Geschlecht, Alter, nationaler Herkunft oder Abstammung, Geflüchtetenhintergrund, genetischer Informationen, Behinderung, Familienstand, elterlichem Status, Schwangerschaft, sexueller Orientierung, HIV-Status, Geschlechtsidentität oder Geschlechtsausdruck. People of Colour, Frauen, Menschen mit Behinderung, Mitglieder von LGBTQIA+ Communities, ältere Menschen, neurodivergente Menschen, Geflüchtete und Menschen die mit HIV leben werden ausdrücklich ermutigt, sich zu bewerben.

Im Jahr 2020 hat ProVeg die Charta der Vielfalt unterzeichnet, eine Selbstverpflichtung und ein Verein, der sich für ein vorurteilsfreies Arbeitsumfeld einsetzt.

Im Jahr 2022 hat ProVeg beim PRIDE Index, dem LGBTIQ+ Diversity Performance Index, 88,1 % erreicht und liegt damit über 20 Prozentpunkte über dem Gesamtdurchschnitt von 67,9 %.

Datenschutzhinweise für Bewerber:innen:
Weitere Informationen über unsere Datenverarbeitung findest du hier:
in German and English.

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