Sending applications for this position is currently not working. Try again later.

Office Manager (m/w/d)

Permanent employee, Full-time · Berlin Office

Role Summary
Als wachsende internationale Food Awareness Organisation erwarten Sie bei ProVeg in der Rolle des Office Managers viele verschiedene Herausforderungen. Neben der Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs des ProVeg-Büros in Berlin wären Sie für die Optimierung der betrieblichen Abläufe unseres Büros verantwortlich, koordinieren die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und sind die Anlaufstelle, wenn im Büro Hilfe benötigt wird.
Job Details
Berichtet an: Head of HR and Volunteer Management
Abteilung: Office Management
Standort: Berlin, Deutschland
Arbeitsstunden: 20 - 40 Stunden pro Woche (die Stelle kann grundsätzlich auch mit zwei Teilzeit-Positionen besetzt werden)
Responsibilities
  • Ansprechperson für allgemeine Fragen und Aufgaben im Bereich der Büroorganisation (Hilfe zur Selbsthilfe anbieten)
  • Optimierung interner administrativer Prozesse wie On- und Off-Boarding 
  • Bindeglied zwischen Office Management und unserer IT-Abteilung
  • Operatives Reisemanagement
  • Bearbeitung von Bestellungen (Kontoverwaltung), Zugriff auf Kredit- und Bankdaten für Bestellungen
  • Bearbeitung der gesamten ein- und ausgehenden Post und Waren, Überwachung der Bestände
  • Empfangen und Leiten von Besucher*innen
  • Versand von nationalen und internationalen (Express-)Sendungen
  • Koordination mit externen Dienstleistern (z. B. Schlüsseldienst, Reinigungsfirma, Hausverwaltung)
  • On-Boarding und Off-Boarding von neuen Mitarbeiter*innen
  • Optimierung der betrieblichen Abläufe: Suche nach besseren Dienstleistern, Vereinfachung oder Automatisierung von Prozessen
  • Ansprechperson für Material- oder Möbelbedarf im Büro, kurzfristige Herbeiführung von Lösungen
  • Betreuung eines/einer Praktikanten*in oder eines Bundesfreiwilligen
  • Organisatorische Verwaltung von Büro- und Lagerräumen
  • Pflegen und Aktualisieren der internen Bibliothek
  • Betreuung und Regelung der COVID-19-bezogenen Bürovorschriften und -prozesse (Schnelltests, Besucherlisten, Masken und Händedesinfektionsmittel)
Qualifications
  • Identifikation mit den Zielen von ProVeg, bewusster Umgang mit knappen Ressourcen, Interesse an der Verwaltung einer leistungsorientierten NGO, Ordnungssinn, Genauigkeit
  • Freundliches und offenes Auftreten, Hilfsbereitschaft, Entgegenkommen, Teamfähigkeit
  • Gute Kommunikationsfähigkeiten (insbesondere präzise und deeskalierend)
  • Analytische und lösungsorientierte Denkweise
  • Interesse, sich weiterzuentwickeln und nach neuen Lösungsansätzen zu suchen
  • Talent für das Management und die Priorisierung von Aufgaben (effizient, selbständig, zuverlässig), Erfahrung mit Projektmanagementsoftware
  • Fließend in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch
  • Körperliche Belastbarkeit
  • Vertraut im Umgang mit Microsoft Office / Libre Office / GoogleDocs
Benefits of working with us
  • Starker Fokus auf die persönliche Entwicklung und ein ausgewiesenes Weiterbildungsbudget
  • Flexibilität bei der Arbeitsgestaltung
  • Und last but not least: Werden Sie Teil eines großartigen Teams und arbeiten Sie mit uns an einer Welt, in der jeder leckere und gesunde Lebensmittel wählt, die gut für alle Menschen, Tiere und unseren Planeten sind
When?
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt 
Bewerbungsfrist: offen bis zur Besetzung
Further information
Unser Bewerbungsverfahren
Ihre Bewerbung sollte ein Anschreiben, einen Lebenslauf und Arbeitszeugnisse enthalten. Bitte teilen Sie uns mit, wie Sie diese Stellenanzeige gefunden haben! Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung über unser Online-Formular (https://proveg.com/jobs/). Vielen Dank!

Die nächsten Schritte umfassen:
  1. Einen Online-Test
  2. Online-Probeaufgaben
  3. Ein erstes Telefoninterview
  4. Ein persönliches Interview und ein optionaler "Schnuppertag", der die Bearbeitung von Aufgaben beinhaltet, die typisch für die Rolle sind, für die Sie sich bewerben. Wenn Sie nicht aus Berlin kommen, können Sie diese Aufgaben auch zu Hause erledigen. Das hilft uns, Sie und Ihre Arbeitsweise besser kennenzulernen, und gibt Ihnen die Möglichkeit, sich ein umfassendes Bild von der Stelle und uns zu machen
  5. Für die endgültige Entscheidung kann ein zusätzliches Gespräch notwendig sein
About us
ProVeg is an international food awareness organisation working to transform the global food system by replacing conventional animal products with plant-based and cultivated alternatives. ProVeg works with companies, governments, public institutions, medical professionals, the media, and the public to help the world transition to a society and economy that are less dependent on animal agriculture and more sustainable for humans, animals, and our planet.

We base our strategy on empirically-based evidence whenever possible. We seek to stay abreast of the latest research to inform our strategic considerations and outreach materials. We evaluate all of our programs to make sure we are allocating our resources in the best way to reach our goal.

ProVeg fosters a culture in which challenges become opportunities to learn and thrive. Because changing the global food system is a huge undertaking, we are looking for new team members who are pragmatic and professional and who are willing to step out of their comfort zone when needed. Critical problem-solving skills, team spirit, and creativity are all vital to accomplishing our ambitious goals.

DEI (diversity, equity, inclusion) Statement

ProVeg is committed to assessing applicants equitably, regardless of race, religion, colour, sex, age, national origin or ancestry, refugee background, genetic information, neurodiversity, disability, marital status, parental status, pregnancy, sexual orientation, HIV status, gender identity, or gender expression. People of colour, women, people with disabilities, people from LGBTQIA+ communities, elderly people, refugees and people living with HIV are strongly encouraged to apply.

Your application
We are happy about your interest in ProVeg. Please send us your application only by using the following form.

The application process takes between four and eight weeks and includes the following steps:
  • Screening by the HR department
  • Screening by the respective department
  • Processing of trial tasks
  • First Interview
  • Possibly second interview
  • Confirmation
For federal voluntary services and internships, the process is shortened slightly and usually only one interview is conducted. In these cases, the trial tasks are usually carried out in the form of a trial day at our Berlin office.

Please submit your application including a cover letter, CV and references in one PDF document (max. 3 MB) and answer the questions in our general questionnaire for all applicants. Your contact person is Nora Winter, Head of HR.

Click to select multiple files or use drag-and-drop
Click to select multiple files or use drag-and-drop

Uploading document. Please wait.