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Werkstudent:in im Office Management (m/w/d)

Working Student, Part-time · Berlin Office
Role Summary
Du kommst gut mit vielen verschiedenen Aufgaben gleichzeitig klar und bist hervorragend darin zu priorisieren? Du genießt den Kontakt mit Menschen vor Ort, kannst klare Grenzen setzen und unterstützt deine Kolleg:innen gerne mit innovativen Lösungen? Dann bewirb dich jetzt als Werkstudent:in für unser Office Management-Team und bring unsere Pläne für ein attraktives hybrides Büro mit voran!
Job Details

  • Vorgesetzte/-r: Office Manager

  • Abteilung: Office Management

  • Ort: Berlin, Deutschland

  • Wochenstunden: 10

Responsibilities

  • Ansprechpartner:in für allgemeine Fragen und Aufgaben im Bereich Büroorganisation

  • Optimierung interner Verwaltungsprozesse wie Onboarding und Offboarding

  • Schnittstelle zwischen Office Management und IT-Abteilung

  • Operatives Reisemanagement

  • Abwicklung von Bestellungen (Kontoführung), Abruf von Kredit- und Bankdaten für Bestellungen

  • Abwicklung aller ein- und ausgehenden Post- und Warensendungen

  • Bestandsüberwachung

  • Empfangsaufgaben für Besucher:innen

  • Koordination mit externen Dienstleister:innen (z. B. Schlüsseldienst, Reinigungsfirma, Hausverwaltung)

  • Onboarding und Offboarding neuer Mitarbeiter:innen

  • Optimierung von Betriebsabläufen 

  • Überblick und Organisation von Küchenräumen und Lebensmitteln

  • Pflege der Bibliothek

  • COVID-19-bezogene Bürovorschriften und -prozesse (Schnelltests, Besucherlisten, Masken und Händedesinfektionsmittel)

Qualifications

  • Eingeschriebene:r Studentin oder Student im Bereich Betriebswirtschaftslehre, Verwaltung, Geisteswissenschaften oder ähnliche Studiengänge sowie erste Erfahrungen im Bereich Office Management und Administration oder in verwandten Bereichen

  • Identifikation mit den Zielen von ProVeg

  • bewusster Umgang mit knappen Ressourcen

  • Interesse an der Verwaltung einer leistungsorientierten NGO

  • Ordnungssinn

  • Genauigkeit

  • Service-Orientierung

  • Teamfähigkeit

  • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, auch in stressigen Situationen

  • Analytische und lösungsorientierte Denkweise

  • Interesse an Weiterentwicklung und Suche nach neuen Lösungsansätzen

  • Talent für Management und Priorisierung von Aufgaben (effizient, selbstständig, zuverlässig)

  • Erfahrung mit Projektmanagement-Software

  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

  • körperliche Belastbarkeit

  • Vertraut mit Microsoft Office / Libre Office / GoogleDocs

Benefits of working with us

  • Starker organisatorischer Fokus auf die persönliche Entwicklung und ausgewiesenes Schulungsbudget

  • Flexibilität bei der Arbeitsgestaltung

  • Werkstudierende erhalten bei ProVeg nicht nur Einblicke in die wertvolle Arbeit einer international agierenden Non-Profit-Organisation, sondern auch die Chance, sich beruflich für die Themen Tierschutz, Gesundheit, Umwelt und Nachhaltigkeit einzusetzen. Sie sind ein wichtiger Bestandteil unseres kreativen und motivierten Teams und können ab dem ersten Tag eigene Ideen und Wissen einbringen.

When?

  • Beginn: ab sofort, bitte mögliches Startdatum angeben

  • Zeitraum: jeweils für die Dauer eines Semester, kann nach Absprache um weitere Semester verlängert werden

  • Standort: Berlin

Further information
Diversity Statement
ProVeg verpflichtet sich zur Chancengleichheit bei der Beschäftigung für alle, unabhängig von Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Hautfarbe, Geschlecht, Alter, Flüchtlingshintergrund, genetischen Informationen, Behinderung, Familienstand, elterlichem Status, Schwangerschaft, sexueller Orientierung, HIV-Status, Geschlechtsidentität oder Geschlechtsausdruck. Seit Juli 2021 nimmt ProVeg an dem Projekt Inklupreneur teil und hat es sich zum Ziel gesetzt, neun inklusive Stellen für Menschen mit Behinderung in den nächsten drei Jahren zu schaffen. ProVeg ist Unterzeichner der Charta der Vielfalt, eine 2006 veröffentlichte Selbstverpflichtung und ein Verein, der sich für ein vorurteilsfreies Arbeitsumfeld einsetzt.

Unser Bewerbungsverfahren
Deine Bewerbung sollte ein Anschreiben und einen Lebenslauf enthalten. Bitte reiche deine Bewerbung auf Englisch oder Deutsch über unser Online-Formular ein und teile uns mit, wie du diese Stellenanzeige gefunden hast. (https://proveg.com/jobs/) Vielen Dank!
Der Rekrutierungsprozess umfasst: 

1.    Online-Test
2.    Telefoninterview mit der Personalabteilung
3.    Online-Probeaufgabe
4.    Gespräch mit der Abteilungsleitung/Geschäftsleitung
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About us
ProVeg International is a food awareness organisation working to transform the global food system by replacing animal-based products with plant-based and cultured alternatives. We work with decision-making bodies, companies, investors, the media, and the general public to help the world transition to a society and economy that are less reliant on animal agriculture and more sustainable for all humans, animals, and our planet. We have offices in ​ten countries across four continents and are active around the world. ProVeg has a permanent observer status with the UNFCCC, special consultative status with ECOSOC, is accredited for UNEA, and has received the United Nations’ Momentum for Change Award. 

We base our strategy on empirically-based evidence whenever possible. We seek to stay abreast of the latest research to inform our strategic considerations and outreach materials. We evaluate all of our programs to make sure we are allocating our resources in the best way to reach our goal.

ProVeg fosters a culture in which challenges become opportunities to learn and thrive. Because changing the global food system is a huge undertaking, we are looking for new team members who are pragmatic and professional and who are willing to step out of their comfort zone when needed. Critical problem-solving skills, team spirit, and creativity are all vital to accomplishing our ambitious goals.

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