Vorgesetzte/-r: Office Manager
Abteilung: Office Management
Ort: Berlin, Deutschland
Wochenstunden: 10
Ansprechpartner:in für allgemeine Fragen und Aufgaben im Bereich Büroorganisation
Optimierung interner Verwaltungsprozesse wie Onboarding und Offboarding
Schnittstelle zwischen Office Management und IT-Abteilung
Operatives Reisemanagement
Abwicklung von Bestellungen (Kontoführung), Abruf von Kredit- und Bankdaten für Bestellungen
Abwicklung aller ein- und ausgehenden Post- und Warensendungen
Bestandsüberwachung
Empfangsaufgaben für Besucher:innen
Koordination mit externen Dienstleister:innen (z. B. Schlüsseldienst, Reinigungsfirma, Hausverwaltung)
Onboarding und Offboarding neuer Mitarbeiter:innen
Optimierung von Betriebsabläufen
Überblick und Organisation von Küchenräumen und Lebensmitteln
Pflege der Bibliothek
COVID-19-bezogene Bürovorschriften und -prozesse (Schnelltests, Besucherlisten, Masken und Händedesinfektionsmittel)
Eingeschriebene:r Studentin oder Student im Bereich Betriebswirtschaftslehre, Verwaltung, Geisteswissenschaften oder ähnliche Studiengänge sowie erste Erfahrungen im Bereich Office Management und Administration oder in verwandten Bereichen
Identifikation mit den Zielen von ProVeg
bewusster Umgang mit knappen Ressourcen
Interesse an der Verwaltung einer leistungsorientierten NGO
Ordnungssinn
Genauigkeit
Service-Orientierung
Teamfähigkeit
Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, auch in stressigen Situationen
Analytische und lösungsorientierte Denkweise
Interesse an Weiterentwicklung und Suche nach neuen Lösungsansätzen
Talent für Management und Priorisierung von Aufgaben (effizient, selbstständig, zuverlässig)
Erfahrung mit Projektmanagement-Software
Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
körperliche Belastbarkeit
Vertraut mit Microsoft Office / Libre Office / GoogleDocs
Starker organisatorischer Fokus auf die persönliche Entwicklung und ausgewiesenes Schulungsbudget
Flexibilität bei der Arbeitsgestaltung
Werkstudierende erhalten bei ProVeg nicht nur Einblicke in die wertvolle Arbeit einer international agierenden Non-Profit-Organisation, sondern auch die Chance, sich beruflich für die Themen Tierschutz, Gesundheit, Umwelt und Nachhaltigkeit einzusetzen. Sie sind ein wichtiger Bestandteil unseres kreativen und motivierten Teams und können ab dem ersten Tag eigene Ideen und Wissen einbringen.
Beginn: ab sofort, bitte mögliches Startdatum angeben
Zeitraum: jeweils für die Dauer eines Semester, kann nach Absprache um weitere Semester verlängert werden
Standort: Berlin