Office Manager:in

Festanstellung, Voll- oder Teilzeit · Berlin Office

Role Summary
Du kommst gut mit vielen verschiedenen Aufgaben gleichzeitig klar und bist hervorragend darin zu priorisieren? Du genießt den Kontakt und Austausch mit Menschen vor Ort, unterstützt deine Kolleg:innen gerne mit innovativen Lösungen und kannst klare Grenzen setzen? Prozesse zu optimieren macht dir Spaß und du behältst einen guten Überblick über vielfältige Aufgaben? Dann bewirb dich jetzt für unser Office Management-Team und bring unsere Pläne für ein attraktives hybrides Büro mit voran!
Job Details
  • Berichtet an: Head of Executive Staff Office

  • Abteilung: Office Management

  • Stunden: 32-40h/Woche

  • Ort: Berlin

Responsibilities

Bürospezifische Aufgaben vor Ort

  • Ansprechpartner:in für allgemeine Fragen und Aufgaben im Bereich Büroorganisation

  • Abwicklung von Bestellungen (Kontoführung), Abruf von Kredit- und Bankdaten für Bestellungen

  • Abwicklung aller ein- und ausgehenden Post- und Warensendungen

  • Onboarding und Offboarding neuer Mitarbeiter:innen in Zusammenarbeit mit HR und IT

  • Bestandsüberwachung

  • Empfangen und Leiten von Besucher:innen

  • Organisation von Merchandise

  • Überblick und Organisation von Küchenräumen und Lebensmitteln

  • Pflege der Bibliothek

  • COVID-19-bezogene Bürovorschriften und -prozesse


Administrative und operative Aufgaben

  • Konzeptentwicklung “Büro der Zukunft”

  • Optimierung interner Verwaltungsprozesse 

  • Schnittstelle zwischen Office Management und anderen Abteilungen (IT, HR, Finance, Management)

  • Operatives Reisemanagement

  • Facility Management - Koordination mit externen Dienstleistern (z. B. Schlüsseldienst, Reinigungsfirma, Hausverwaltung, Versicherung)

  • Optimierung von Betriebsabläufen 

Qualifications

Erforderlich: 


  • Identifikation mit den Zielen von ProVeg, bewusster Umgang mit knappen Ressourcen, Interesse an der Verwaltung einer leistungsorientierten NGO, Ordnungssinn, Genauigkeit 

  • Eine positive, proaktive, respektvolle und enthusiastische Arbeitseinstellung

  • Serviceorientierung

  • Teamfähigkeit

  • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, auch in stressigen Situationen

  • Erfahrung 

  • Analytische und lösungsorientierte Denkweise

  • Selbstständige Persönlichkeit mit echtem Interesse an der Entwicklung neuer Konzepte und der Suche nach neuen Lösungen

  • Talent für Management und Priorisierung von Aufgaben (effizient und zuverlässig)

  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

  • körperliche Belastbarkeit

  • Vertraut mit Microsoft Office / Libre Office / GoogleDocs

Bevorzugt:

  • Erfahrung mit Projektmanagement-Software

  • Erfahrung im NGO Sektor oder in Serviceorientierten Berufen

  • relevantes Studium (z.B. öffentliche Verwaltung, BWL, Bau- und Umweltverwaltung)


Benefits of working with us
  • Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit, Überstunden durch Freizeit auszugleichen
  • 25 Tage Basisurlaub plus ein zusätzlicher Urlaubstag jährlich mehr (weitere Urlaubstage können über kleine Gehaltsanpassungen dazu “gekauft” werden)
  • Ein wertschätzendes Arbeitsklima in einem hochmotivierten Team
  • Starker Fokus auf die persönliche Entwicklung und ein ausgewiesenes Weiterbildungsbudget
  • Zugang zu einem gut ausgestatteten Büro in Berlin Tiergarten, helles, freundliches OM Büro mit zwei Arbeitsplätzen
  • Und last but not least: Werde Teil eines großartigen Teams und arbeite mit uns an einer Welt, in der jeder leckere und gesunde Lebensmittel wählt, die gut für alle Menschen, Tiere und unseren Planeten sind
When?
  • Start: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
  • Bewerbungsfrist: offen bis zur Besetzung
Further information

Diversity Statement

ProVeg verpflichtet sich zur Chancengleichheit bei der Beschäftigung für alle, unabhängig von Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Hautfarbe, Geschlecht, Alter, Flüchtlingshintergrund, genetischen Informationen, Behinderung, Familienstand, elterlichem Status, Schwangerschaft, sexueller Orientierung, HIV-Status, Geschlechtsidentität oder Geschlechtsausdruck. Seit Juli 2021 nimmt ProVeg an dem Projekt Inklupreneur teil und hat es sich zum Ziel gesetzt, neun inklusive Stellen für Menschen mit Behinderung in den nächsten drei Jahren zu schaffen. ProVeg ist Unterzeichner der Charta der Vielfalt, eine 2006 veröffentlichte Selbstverpflichtung und ein Verein, der sich für ein vorurteilsfreies Arbeitsumfeld einsetzt. Im Jahr 2022 erzielte ProVeg ein Gesamtergebnis von 88,1% im PRIDE Index, dem LGBTIQ+ Diversity Performance Index. Das liegt über 20 Prozentpunkten über dem Gesamtdurchschnitt von 67,9%.



Weitere Informationen

​Deine Bewerbung sollte ein Anschreiben, einen Lebenslauf und Arbeitszeugnisse enthalten. Bitte teile uns mit, wie du diese Stellenanzeige gefunden hast. Bitte sende uns ​deine Bewerbung über unser Online-Formular (https://proveg.com/jobs/). Vielen Dank!

Die nächsten Schritte umfassen:
  1. Ein Online-Assessment
  2. Online-Probeaufgaben
  3. Ein erstes Telefoninterview mit People and Culture
  4. Ein Interview mit dem Hiring Manager 
About us

ProVeg International is a food awareness organisation working to transform the global food system by replacing 50% of animal products globally with plant-based and cultivated foods by 2040.

ProVeg engages with all relevant stakeholders to create a food system where everyone chooses delicious and healthy food that is good for all humans, animals, and our planet.


ProVeg has received the United Nations’ Momentum for Change Award and works closely with key UN food and environment agencies. 


ProVeg creates global impact, with offices in 12 countries across four continents and more than 200 employees. 


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More information about the processing of your personal data during your application at ProVeg e.V. can be found here in German and English. If you are applying at ProVeg INT, more Information can be found here, available in German and English.
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Wir freuen uns über Ihr Interesse an ProVeg. Bitte nutzen Sie für die Zusendung Ihrer Bewerbung nur das folgende Formular. Sie können die Fragen auch auf Deutsch beantworten, sofern in der Ausschreibung nicht explizit nach englischen Bewerbungsunterlagen gefragt wurde.

Bitte übermitteln Sie uns Ihre Bewerbung samt Anschreiben, Lebenslauf und der relevanten Zeugnisse mithilfe des folgenden Formulars (die Bewerbungsunterlagen - max. 3 MB) zu schicken. 

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